Microsoft Excel – Kiểu dữ liệu, định dạng dữ liệu, định dạng vùng dữ liệu và bảng tính

Các kiểu dữ liệu trong Excel: Như trong bài viết trước chúng ta đã biết là kiểu dữ liệu trong Excel có hai loại chính là chuỗi ký tự và số. Về mặc định khi nhập liệu thì kiểu số sẽ nằm bên phải ô dữ liệu và kiểu chuỗi ký ký tự sẽ nằm ở bên trái ô dữ liệu, kể cả sau khi chúng ta thự hiện các hàm thì cách định dạng dữ liệu trên kết quả cũng giữ nguyên như vậy.

  • Kiểu ký tự, chuỗi ký tự:
    • Bao gồm các ký tự chữ cái từ A đến Z (kể cả chữ hoa và chữ thường) và các ký tự đặc biệt trên bàn phím.
    • Một dãy số có chứa một ký tự cũng thành chuỗi ký tự (ví dụ: A123, 123a4, 123a,…)
    • Một chuổi số bắt đầu bằng số 0 (ví dụ: 01234) khi nhập liệu nếu thêm dấu nháy (‘) thì chuỗi số sẽ cũng thành chuỗi ký tự, vì khi nhập kiểu số thì số 0 đầu tiên sẽ thành vô nghĩa và không hiển thị được, cách này thường dùng cho các trường hợp nhập số điện thoại hoạc các mã số bắt đầu bằng 0.
  • Kiểu số:
    • Kiểu số cho phép chúng ta thực hiện các phép toán học trực tiếp như cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), lũy thừa (^).
    • Kiểu số các phím số được nhập từ các ký 0 đến 9 trên bàn phím, số gồm có số dương và số âm, sồ dương nhập vào ô hình thường (ví dụ: 8938), số âm được nhập bằng hai cách là có dấu trừ phía trước, hoặc dãy số sẽ được bao bọc bởi dầu ngoặc đơn (ví dụ: -8938 hoặc (8938) cả hai cách nhập đều cho ra -8938)
    • Kiểu số bao gồm cả các số thập phân (có chứa dấu cách thập phân, dấu phảy (,) hay dấu (.) tùy vào định dạng). Ví dụ 9,534; 0,123…
  • Kiểu ngày tháng , giờ:
    • Về bản chất kiểu ngày tháng, giờ cũng tương tự như kiểu số. Cũng có thể dùng thể thực hiện các phép toán số học và cũng được hiển thị mặc định phía bên tay phải trong ô dữ liệu.
    • Kiểu ngày tháng mặc định được dịnh dạng theo kiêu US là m/dd/yy, chúng ta có thể định dạng lại theo kiểu Việt Nam.

Định dạng dữ liệu trong ô, vùng dữ liệu, bảng tính (Format Cells…): Để định dạng dữ liệu trong một ô, nhiều ô hay một vùng dữ liệu, ta chọn vào vị trí ô hoặc bôi đen nhiều ô hoặc cả bảng tính muốn định dang, click chuột phải chọn Format Cells…

Định dạng số: Để định dạng kiểu dữ liệu số trong ô hoặc vùng dữ liệu trong tab Number trong Format Cells

  • General: đây là kiểm định dạng chung của số, khi chọn vào mục này thì định dạng số trả về mặc định của Excel
  • Number: Định sạng số có dấu cách phần ngàn (Use 1000 Separator) và lấy bao nhiêu số lẻ của số thập phân (Decimal places) (chấm (.) hoặc phẩy (,) tùy vào định nghĩa kiểu trong Control Panel -> Region )
  • Currency: Định dạng số kèm theo kiểu tiền tệ, khi sử dụng định dạng này mặc dù dãy số được gán thêm các ký tự liện quan đến tiền tệ nhưng vẫn giữ nguyên là kiểu số để thực hiện các phép tính toán, dãy số không bị biến thành chuỗi ký tự.
  • Accounting: Cũng tương tự như Curreny, tuy nhiên không có định dạng số âm
  • Date: Định dạng ngày tháng, thông thường ở đây không có định dạng theo kiểu Việt Nam, nên muốn bạn có thể thêm trong Control Panel -> Region
  • Time: Định dạng kiểu giờ.
  • Percentage: Định dạng chuỗi số hiển thị dấu phần trăm (%)
  • Fraction: Hiển thị phân số. Ví dụ bạn nhập vào 0,5 thì ở định dạng này sẽ hiển thị cho bạn một phân số tương ứng là 1/2
  • Scientific: Hiển thị các con số thu gọn với chữ E. Ví dụ: 3.E+07 = 30.000.000.
  • Text: Chuyển dãy số thành kiểu chuổi, khi chuyển qua định dạng này, bạn có thể nhập số 0 phía trước dãy số và máy sẽ tự động thêm vào dấu nháy (‘).
  • Special: Định dạng các số như Zip Code, số điện thoại, khi chọn định dạng này dãy số sẽ được phân cách theo định nghĩa của hệ thống
  • Custom: Đây là phần bạn có thể gõ vào cách định dạng của riêng bạn.

Tùy chỉnh hiển thị trong ô dữ liệu: chọn cách dữ liệu hiển thị cho dữ liệu trong tab Alignment, ở đây bạn có thể nối các ô (Merge cells), hiển thị nội dung trong ô như canh giữa, trung tâm, xoay góc (troong Orientation),…

Định dạng Font chữ, kích cở chữ cho ô dữ liệu: Tab Font, định dạng kiểu font chữ kích cỡ, kiểu hiển thị,… của các ký tự trong ô hoặc một vùng dữ liệu.

Kẻ khung cho các ô, vùng dữ liệu: Tab Border dùng để kẻ khung cho các ô hoặc vùng dữ liệu, mặc định thì Excel có các đường kẻ mờ, đường này giúp định vị ô trên vùng làm việc của Excel, chỉ có giá trị trên màn hình còn khi in ra giấy thì sẽ không hiển thị, muốn các khung hiển thị ta phải kẻ khung (border) cho bảng tính.

Định dạng màu sắc cho ô hoặc vùng dữ liệu: Có một số ô, hoặc vùng dữ liệu bạn muốn tô màu nền để dể nhìn hay dể phân biệt ta có thể dùng tính năng đổ màu ở tab Fill này.

Trên đây là phần giới thiệu chung về các kiểu dữ liệu và định dạng cho ô, vùng dữ liệu bằng Format Cells. Tất nhiên là mỗi phiên bản Excel khác nhau thì có các cách định dạng cho ô và vùng dữ liệu riêng trên các menu lệnh, tuy nhiên đây là cách chung nhất và có thể áp dụng cho tất cả các phiên bản.

Để đơn giản trong việc chuyển đổi dấu cách thập phân và nhóm số phần ngàn, đối với Excel 2013 và 2016, bạn có thể vào File > Options >Advanced >Editting Option > bỏ dấu check tại mục Use system separators và tùy chỉnh lại

Chia sẻ nào!

Related posts